كيفية كتابة تقرير يومي الذي يقوم به مشرف ورشة عمل أو مدير مشروع لتتبع حسن سير المشروع

العناصر المكونة للتقرير اليومي

يعد التقرير اليومي وثيقة عمل مهمة لمشرف ورشة البناء أو مدير المشروع ، الذي يضمن حسن سير المشروع ويدير ويوجه تنفيذ أعمال البناء. يتزامن التقرير الأول مع مرحلة الإعداد ، وينتهي التقرير الأخير عند قبول الموقع.

يتضمن التقرير اليومي جميع العناصر المتعلقة بسير العمل والمشاكل التي واجهتها ، مثل الأحوال الجوية ، وعدد ساعات العمل ، والعمل المنجز ، وملاحظات السلامة ، والتأخيرات المحتملة ، وما إلى ذلك. قد تبدو التقارير اليومية غير ضرورية ومملة ، لكنها تزيد من ربحيتك على المدى الطويل.

يتيح لك العمل بالتقارير اليومية ، إذا لزم الأمر ، تفاعل ملاءم وسريع ومنسق ويساعدك على توفير الوقت والمال. على سبيل المثال ، يمكنك:

-          مراقبة وتعديل المشاكل الصغيرة على الفور ، مما يمنعها من أن تصبح مشاكل كبيرة تتطلب حلولاً مكلفة

-           ضمان اتصال واضح بين جميع الأطراف المعنية، وذلك لتجنب سوء الفهم والتأخير

-          الاستجابة بسرعة أكبر للمخاطر الأمنية

-           إعطاء زبون لمحة عامة عن العمل المنجز ومدة المهام المختلفة. يمنح هذا للعملاء فهمًا أفضل لسبب حاجتهم إلى التحلي بالصبر.

-           استخدام التقارير اليومية كدليل في حالة النزاع

الآن ... ما الذي تكتبه في تقرير يومي وكيف تقوم ببناء مثل هذا التقرير؟ هذا ما نوضحه في هذا المقال.

مكونات وبنية التقرير اليومي

نعلم جميعًا أن إعداد تقرير يومي دقيق هو عبء إداري ، مما يعني غالبًا أن التقرير لم يتم كتابته أو عدم اكتماله أو بعد فوات الأوان. هذا سىء جدا ، لأن استخدام التقارير اليومية يضمن المزيد من الشفافية والجودة والأمان ، وبالتالي الربحية العالية.

أ‌.        استخدم قائمة مرجعية

يتكرر التقرير اليومي ، كما يوحي الاسم ، يومًا بعد يوم. القائمة المرجعية هي الأداة المثالية للتأكد من إجراء الفحص اليومي بشكل صحيح ودقيق ، وعدم نسيان أي شيء.

تساعدك القوائم المرجعية على مسح ذاكرة العقلية الخاصة بك (ليس عليك أن تتذكر باستمرار ما يجب التحقق منه حتى الآن) وتساعد في العديد من القطاعات (الطيران والطب وما إلى ذلك) للعمل بكفاءة أكبر وتجنب الأخطاء المكلفة.

بدون قائمة مرجعية (checklist)، يمكن للدماغ البشري أن ينسى الأشياء بسهولة. إذا قمت بشيء ما في أكثر من خطوة ، فقد تفوتك خطوة أو خطوتين. على سبيل المثال ، يقاطعك زميل أو هاتفك وتنسى ما كنت تفعله. بفضل قائمة المرجعية ، أنت تعرف بالضبط ما انتهيت منه بالفعل وستلتقط الخيط على الفور. لذا ، إذا فعلت شيئًا مرارًا وتكرارًا وما زلت تريد القيام به بشكل صحيح ، فاستخدم قائمة مرجعية.

أثناء زيارتك اليومية ، ضع علامة على النقاط في القائمة المرجعية وأضف الملاحظات والصور. نتيجة هذا التفتيش هي التقرير اليومي.

ب‌.    ماذا تدرج في القائمة المرجعية لتقاريرك اليومية؟

ما العناصر التي تدرجها في قائمة المرجعية الخاصة بك؟

•      احوال الطقس

• عدد العاملين في المشروع وعدد ساعات العمل

• ما الأعمال التي تم تنفيذها حتى الآن

• العمل المقرر لأول يوم عمل يليه

• ملاحظات الأمان

• أي تأخير

• جرد المواد والمعدات

ج- عناصر أخرى للتقرير اليومي

بالإضافة إلى المحتوى ، من المهم أن يكون تقريرك اليومي واضحًا ويمكنك استخدامه في المناقشات ، وفي أسوأ الأحوال ، في المحكمة. قم بتضمين ما يلي في تقريرك اليومي:

1. رأس صفحة التقرير (En-tête)

البيانات التي تقوم بتضمينها في عنوان تقريرك اليومي هي كما يلي:

• شعار شركتك

• اسم شركتك

• العنوان الكامل لشركتك

• بيانات العملاء والزبائن

2. عنوان التقرير

يجب أن يشير العنوان بوضوح إلى ماهية التقرير. على سبيل المثال: "تقرير يومي رقم 51 للمشروع X".

3. بيانات المشروع

• اسم المشروع أو الزبون

• عنوان مشروع

4. تاريخ ووقت الزيارة

أشر دائمًا بوضوح إلى تاريخ ووقت زيارتك في تقريرك اليومي.

5. الحاضرون

قم بعمل قائمة بالأشخاص الحاضرين أثناء الزيارة ، خاصة إذا كنت تقوم بالزيارة اليومية بحضور مقاولين من الباطن.

6. المعلومات القانونية

قم بتضمين المعلومات القانونية اللازمة في تقريرك اليومي ، على سبيل المثال: هذا يتعلق بتقرير يومي. في حالة عدم وجود رد ، يتم قبول هذا التقرير اليومي من قبل الأطراف المعنية. يجب تقديم التعليقات على هذا التقرير اليومي كتابةً وفي غضون 5 أيام عمل ".

7. أسفل صفحات التقرير

في الجزء السفلي من الصفحات ، تشير إلى اسم المراقب وترقيم الصفحات.

8. التوقيعات

يؤدي توقيع التقارير اليومية من قبل الزبون أو مدير المشروع أو المديرين الآخرين إلى زيادة الحالة وإعطاء أهمية لهذه التقارير. من أجل عدم المساس بسلامة التقرير ، من الواضح أنه لم يعد بإمكانك إجراء أي تغييرات بعد التوقيع.

شارك هذا المنشور