مراحل تنظيم الملتقيات والندوات

 

تعتبر الندوات والملتقيات فرصة للقاء بين المهتمين والفعاليات المختلفة لتبادل وجهات النظر والخبرات وتقاسم التجارب حول موضوع معين. تهدف اإلى مايلي : ولضمان بلوغ الغايات المتوخاة من عقد هذه الملتقيات والندوات وتحقيق الأهداف المنتظرة منها، ينبغي تخصيص الوقت اللازم وتوفير الظروف المواتية للإعداد والتحضير لها وتنظيمها وفق المراحل الأربعة الآتية

مرحلة الإعداد

يستحسن أن تبدأ هذه المرحلة مبكرا حتى يتسنى للمشرفين والمنظمين تدقيق جميع خطوات عقد الملتقى أو الندوة. ويتم خلال هذه المرحلة:

- تحديد الأهداف من الندوة أو الملتقى، اذ يعتمد تصميم الحدث على طبيعة الهدف الذي نروم تحقيقه.

-   تحديد الفئة المستهدفة والمشاركين؛

- حصر الموارد اللازمة (المالية والمادية واللوجستيكية والبشرية)... ؛

-  تشكيل اللجنة التحضيرية؛

- اقتراح تاريخ وتوقيت الملتقى أو الندوة

مرحلة التخطيط

تعتبر هذه المرحلة مفتاح نجاح أي ملتقى أو ندوة، فالتخطيط الجيد لأنشطة و فعاليات الملتقى يساعد
على استشراف جميع خطوات التنفيذ، واتخاذ التدابير والإجراءات اللازمة لتحقيق النتائج المنتظرة، و
يتم الحرص على هذه المرحلة على ما يلي:

-  تسطير الأهداف والنتائج المنتظرة ؛

-  تحديد عدد المشاركين ؛

-  اختيار المكان والتأكد من شعوره خلال الفترة المقترحة ؛

- تثبيت التاريخ وتحديد مدة الندوة أو الملتقى؛

- اختيار عنوان أو سعارا للندوة أو الملتقى واقتراح أنشطة وفعاليات الملتقى (محاضرات ، مداخلات ،
ورشات ، معارض....)

مرحلة التنفيذ والتنظيم

-  تحديد الميزانية ؛

-  تحديد البرنامج واختيار المتدخلين ؛

- دعوة المشاركين (إرسال الدعوات أو نشر الإعلان في الوقت الملائم قبل تاريخ انعقاد الملتقى أو
الندوة)؛

-       تشكيل لجن الاشتغال وتوزيع الدوار (اللجنة التنظيمية ، لجنة الاستقبال لجنة التواصل ،
المقررون، المنشطون)....

-       التنظيم المادي و اللوجيستيكي (حجز القاعة، استراحة الشاي، عارض الفيديو، الحاسوب، اللوازم المكتبة)...؛

-        تحضير المنشورات واللافتات والمطويات ... ؛

-        التواصل حول الملتقى أو الندوة (وسائل التواصل الاجتماعي الصحافة......)

مرحلة التقييم

يجب التفكير في اعداد استمارة وتوزيعها على المشاركين في نهاية الندوة أو الملتقى لمعرفة آراءهم و
مقترحاتهم قصد استثمارها في التخطيط للندوات أو الملتقيات القادمة

شارك هذا المنشور