كيفية كتابة دفتر التحملات(un cahier des charges)

دعونا نجهز المشهد. تطلب من زميلك في مجال تكنولوجيا المعلومات إضافة بعض الوظائف إلى تطبيق ستخدمه في عملك (ERP ، CRM ...) أو إلى موقع الويب الخاص بك. ها هو يسألك "أعطني دفتر تحملاتك" ... تجيب "حسنًا بالطبع!".

بجرد ان تضع  الورقة البيضاء أمامك ، او تفتح صفحة Word الفارغة الجديدة على حاسوبك ، ستسأل نفسك من أين سأبدأ وما الذي يجب وضعه في دفتر التحملات. يمكنك إجراء بحث سريع على الإنترنت وستجد أن نماذج من "دفتر التحملات" التي تم العثور عليها كاملة ولكنها معقدة. وخصوصا لا تلائم مع احتياجاتك.

تعريف دفتر التحملات

دفتر التحملات  له وظيفة إضفاء الطابع الرسمي على الحاجة بحيث يتم فهمها من قبل جميع الجهات الفاعلة المشاركة في المشروع. تحدد المواصفات المنتظرة.

نموذج ومثال لدفتر التحملات

1. سياق وتعريف المشكلة

اكتب بضع كلمات لتوضيح أساس الطلب. قد تفكر في أن المطور يهتم فقط بالجزء التقني ، يحب الكثير من الناس رؤية الغرض من عملنا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إعطاء معنى لما تريد أن تُطور يجعل من السهل فهم احتياجاتك وعوائقك. سيكون الحوار لاحقًا أسهل.

  أخيرًا ، من خلال تحديد المشكلة - وبالتالي إظهار مزايا طلبك - من المرجح أن ترى دفتر التحملات الخاص  بك يقع في الجزء العلوي من كومة الملفات التي ستتم معالجتها في المكتب المجاور.

2. هدف المشروع

بعد شرح السياق ، عبر عن مستوى توقعاتك والنتائج المتوقعة. سيتم تحديد الأهداف كميا.

مثلا: "نريد تقديم خدمة أفضل في استجاباتنا للعملاء باستخدام أداة إدارة طلبات حقيقية. اليوم معدل الرضا 60٪ ، ونحن نستهدف 80٪ بعد عام واحد من تطبيق الأداة الجديدة".

3. النطاق

ضع هنا الحدود التي تعطيها لمشروعك. هل يتأثر جميع الزبناء؟ هل يشمل جميع الموظفين؟ جميع المواقع؟

مثلا: "نحن نركز على الزبناء في إفريقيا"

4. الوصف الوظيفي للاحتياجات

وصف حاجتك من حيث الوظائف. في بضعة أسطر ، اشرح ما يجب أن يفعله التطبيق الخاص بك. إنها الأداة الأساسية لتحقيق العمل.

من أين نبدأ هذا التحليل؟ يمكنك القيام بالأمر:ابدأ بالوظائف الرئيسية وارفضها.

مثلا: الوظيفة الرئيسية: تسجيل الاتصال مع الزبون

الوظائف الفرعية:

- إنشاء ملف جديد

- تعديل ملف موجود ،

- إلخ.

لكل وظيفة ، يمكنك اعتماد شبكة تحدد: الهدف ، ووصف الوظيفة ، والقيود / قواعد الإدارة ومستوى الأولوية.

الوظيفة: تسجيل الاتصال بالزبون / إنشاء ملف جديد
الهدف	الوصول بسهولة إلى (un masque de saisie ) الذي يشمل المعلومات الأساسية المطلوبة
الوصف	يمكن فتح (un masque) من خلال ملف اختصار على سطح المكتب. يتضمن المعلومات التالية: حساب الزبون،اسم الزبون، اسم جهة الاتصال.....
القيود / قواعد للإدارة	"الخدمة صالحة للزبناء فقط ،. لا يمكن إغلاق الملف إلا بواسطة منشئه ، إلخ."
مستوى الأولوية	Priorité haute

تكمن صعوبة هذه المهمة في وصف الوظائف المتوقعة بدقة للسماح لإنجاز العمل دون الخوض في مستوى عالٍ جدًا من التفاصيل.

إذا كانت لديك فكرة عن التصميم النهائي في ذهنك ، فقم بعمل نموذج. قد يبدو التمرين مزعجًا بعض الشيء ، لكنه ضروري لفهم حاجتك. بالإضافة إلى ذلك ، يجبرك على التفكير فيما تريده حقًا.

5. غلاف الميزانية

حدد الموارد التي تخطط لجلبها.

6. المدة

عبر هنا عن تاريخ الانتهاء المتوقع لمشروعك. مع ذكر  للحالات الأكثر تعقيدًا.

شارك هذا المنشور