9 أسباب تجعلك تستبدال البريد الإلكتروني بأداة إدارة المشروع في تعاملك دخل الشركة

تم إرسال أول بريد إلكتروني( l'email) في عام 1971. واليوم ، يتلقى المسؤولون التنفيذيون ما معدله 88 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، ويقضون حوالي 5.6 ساعة يوميًا في قراءتها والرد عليها وفرزها. من بين كل رسائل البريد الإلكتروني هذه ، نحن نميز

• رسائل البريد الإلكتروني العاجلة التي تتطلب استجابة فورية ،

• رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك الرد عليها لاحقًا (ولكن يجب وضع علامة عليها بعلامة صغيرة وإلا ستنساها) ،

• رسائل البريد الإلكتروني التي نُسخت منها فقط دون معرفة السبب حقًا ،

• رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتطلب الرد ،

• رسائل البريد الإلكتروني التي لا تستحق الرد ،

• رسائل البريد الإلكتروني لدعوتك إلى اجتماع ،

• رسائل بريد إلكتروني غبية من زملاء يمزحون ،

• رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمناقشات أكثر أو أقل احترافية مع زملائك ،

• رسائل إلكترونية مزعجة.

من الصعب الاستمرار في التركيز في مواجهة مثل هذا العدد الكبير من الرسائل. وكيف تتعامل مع كل هذه المعلومات بكفاءة دون التأثير على أعباء العمل اليومية؟

قامت بعض الشركات بإزالة البريد الإلكتروني تمامًا ويتوقع البعض أنه في البنوات القادمة ، سيكون البريد الإلكتروني قد اختفى تمامًا. كيف تتواصل إذن؟ بفضل أدوات إدارة مشاريع تعاونية (outils de gestion de projet collaboratifs ) التي تحتوي على رسائل فورية لتسهيل عمليات التبادل.

فيما يلي الأسباب التسعة التي تجعل من الأفضل ترك البريد الإلكتروني لصالح أداة إدارة مشروع تعاوني.

1-     مصدر توتر

عندما تتلقى ما بين 30 إلى 50 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، فإن التحقق من صندوق البريد الخاص بك يمكن أن يصبح مصدرًا للتوتر والقلق ويمكن أن يؤدي إلى الشعور بالإحباط والعجز. يصبح من الصعب استيعاب هذه الكمية الكبيرة من المعلومات اليومية ومعالجتها وتحديد أولوياتها.

2-     غير فعال

وفقًا  أحد الدراسات ، فإن هذه الوفرة من الرسائل الإلكترونية لها تأثير سلبي على الموظف. في الواقع ، 43٪ من الموظفين تتم مقاطعتهم على الأقل كل عشر دقائق عن طريق البريد الإلكتروني و 31٪ يعترفون بأنهم مشتتون في عملهم. عندما نعلم أن الأمر يستغرق 64 ثانية للموظف لاستئناف سلسلة أفكاره بعد مقاطعة عمله لقراءة بريد إلكتروني ، فإن هذا يشكل الكثير من الدقائق الضائعة كل يوم.

3-     البريد الإلكتروني ليس أداة تعاونية

البريد الإلكتروني هو تبادل خطي يسمح فقط بالتواصل ، وليس التعاون ، على عكس أداة العمل التعاوني. تساعد أدوات إدارة مشاريع تعاونية في تعزيز التعاون والإبداع. هذه هي أدوات تبادل المعلومات التي تجعل جميع الوثائق والمعلومات الأساسية متاحة وبالتالي تسهل التبادل داخل الفريق.

4-     سيئ بالنسبى للتواصل الداخلي

يمكن أن يضر اعدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني بالاتصالات الداخلية داخل الشركة. لماذا تخرج أو تأخذ الهاتف لطرح سؤال على أحد الزملاء بينما يمكنك إرسال بريد إلكتروني إليهم؟ لعلاج هذا الأمر ، قامت بعض الشركات بإدخال نصف يوم أو يوم في الشهر أو أسبوعيًا بدون بريد إلكتروني من أجل تفضيل التبادل الشفوي.

5-     رسائل إلكترونية متطفلة (Le spam )

إنها مشكلة حقيقية ، حيث يمثل البريد العشوائي أو البريد الإلكتروني المتكفل ما بين 85 و 95٪ من حركة البريد الإلكتروني اليومية وفقًا لتطبيق Signal Spam. حتى إذا تمكنت أنظمة المراسلة من تصفية ما يقرب من 90٪ من البريد العشوائي ، فسيظل متوسط ​​20٪ يصل إلى صناديق البريد الاحترافية. انخفاض إنتاجية الموظفين والنفقات المتكبدة لحماية أنفسهم ، فإن البريد الإلكتروني العشوائي له تأثير مالي كبير على الشركات.

تم تجهيز أدوات إدارة المشاريع التعاونية برسائل تعاونية تتيح المناقشة عبر الإنترنت ومركزية التبادلات في بيئة آمنة

6-     تفسير سيىء

جافة أو مزعجة أو محايدة ، من الصعب معرفة اللهجة التي يختارها مرسل البريد الإلكتروني. خاصة في العمل ، لا يمكنك استخدام ل smileys لتلين لهجة البريد الإلكتروني. ومن هنا يأتي الاهتمام باستخدام الرسائل الفورية التي تسمح بإجراء تبادل فوري وأكثر ارتياحا .

7-     يا لها من مضيعة للوقت!

لا تضيع الوقت فقط في فرز وتنظيم وحفظ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ولكن بالإضافة إلى ذلك ، من خلال وضعها في المكان الخطأ أو حذف بريد إلكتروني مهم دون قصد ، فإنك تفقد معلومات قيمة. ستضيع وقتك بعد ذلك في البحث عن هذه المعلومات ، وفي النهاية ، تضيع الوقت على الشخص الذي أرسلها إليك لأنه سيتعين عليه إعادة توجيه البريد الإلكتروني الذي فقدته عن طريق الخطأ.

8-     التأثير البيئي

هل تعلم أن رسالة بريد إلكتروني بحجم 1 ميغا تولد 275 جرامًا من ثاني أكسيد الكربون؟ يتم تبادل حوالي 200 مليار بريد إلكتروني يوميًا ، وهو ما يمثل تأثيرًا بيئيًا كبيرًا وفقًا لـ ADEME. خطأ في مراكز البيانات (أو مراكز البيانات) حيث يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني وتخزينها. وبالتالي ، فإن شركة مكونة من 100 شخص تولد تلوثًا يعادل 13.6 طنًا من ثاني أكسيد الكربون كل عام ، أو 14 رحلة ذهاب وعودة بين باريس ونيويورك فقط عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني.

9-     تخزين الوثائق

لإرسال مستند عبر البريد الإلكتروني ، يجب إرفاقه. يجب على المستلم أولاً تنزيل المستند ، ثم تخزينه في مجلد حيث يسهل العثور عليه وفتحه أخيرًا.

بفضل أداة الإدارة تعاونية ، يمكنك تخزين مستندات العمل مباشرة على النظام الأساسي وإرفاقها بمهمة: توفير الوقت الحقيقي!

شارك هذا المنشور