العادة رقم 2 :لإدارة أنشطتك بشكل جيد:معالجة

 


العادة رقم 2 ::معالجة

تعتبر معالجة معلوماتك شيئًا يجب تعلمه من أجل الإدارة الجيدة لأنشطتك. بمجرد أن تتعود على هذه العادة في معالجة المعلومات، ستجد أنك ستُوفر الوقت بشكل عام. ستؤدي مهام معالجة المعلومات هذه بسرعة ودون عناء لأنها ستتم تلقائيًا في منزلك.

تكون الإدارة الذكية للوقت والأولويات مرادفة للنجاح سواء كان ذلك لحياتك اليومية أو حياتك المهنية أو لمشروع يهدف إلى الحصول على شهادة.

يبدأ تنظيم الحياة بجمع المعلومات المفيدة. ومع ذلك ، لا يمكن أن تكتمل العملية إلا بالقدر الذي تتم فيه معالجة هذه البيانات. لذلك فإن إدارة المعلومات هي الخطوة التالية بعد جمع المعلومات.

من الواضح أننا يجب أن نتأكد من أن المعالجة تتم في أسرع وقت ممكن وأن نمر في جميع المهام الموجودة على المفكرة أو رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة بالإضافة إلى جميع الأشياء التي يجب القيام بها في البريد الوارد. بمعنى آخر ، يجب التعامل مع كل شيء ولا يجب ترك أي شيء.

من الضروري تجنب المماطلة التي تهدد أي شخص يترك بريده أو فواتيره أو ملاحظاته أو حساباته أو متابعة دورة أو يؤجل بدء تدريبه في الاعلاميات وتتراكم مهامه المختلفة دون إدارتها أثناء تقدمه. وهي مصدر فوضى وعائق أمام اتخاذ القرار سواء في الحياة الشخصية أو المهنية. من الأفضل التعامل مع الأمور بسرعة واتخاذ قرارات ذات تأثير قوي لترتيب كل شيء.

يجب جعل الأمور في متناول اليد من خلال التعامل مع البريد والرسائل الإلكترونية (رسائل البريد الإلكتروني) مرة واحدة على الأقل يوميًا وعدة مرات خلال اليوم إذا لزم الأمر. من الأفضل تجنب وجود العديد من صناديق البريد من أجل تسهيل إدارة المهام وإكمال معالجتها بشكل أسرع.

من خلال اختيار عدد محدود من البريد الوارد ، ستوفر الوقت وتنظم حياتك بشكل أفضل من خلال أن تصبح أكثر عملية وواقعية.

لكي تصبح أكثر ملاءمة ، من الضروري تقييم الوسائل والأدوات المختلفة لجمع المعلومات بحيث يتم الاحتفاظ فقط بأكثر فائدة والأكثر فاعلية والتي توفر قيمة مضافة حقيقية. بعد الفرز الأول ، يمكننا تحديد مربعات البريد الإلكتروني التي سيتم حذفها وتلك التي من المحتمل دمجها مع الآخرين.

يمكننا المضي قدمًا بنفس الطريقة من أجل تنظيم المساحات المخصصة للبريد المادي (الذي يستلمه مكتب البريد) والفواتير والحسابات الشخصية (كشوف الحسابات البنكية والمدفوعات) والملاحظات الشخصية أو المهنية وقائمة التسوق وما إلى ذلك.

يمكننا إنشاء مجموعتين : واحدة للمهام الشخصية والأخرى للمهام المهنية. سيسمح ذلك بتجميع الوثائق والبيانات قي قطبين كبيرين  بدلاً من وجود عدة أقطاب.

تمنع المعالجة المنتظمة لجميع الوثائق تراكم البيانات والمهام التي تتحول إلى ضغوط. هذا هو الوضع الذي نحاول تجنبه بأي ثمن. لذلك من الضروري السيطرة على الأشياء من خلال معالجة المهام المختلفة بانتظام وعلى أساس يومي لدمجها في العادات اليومية.

بالطبع ، تحتاج بعض الأشياء إلى الفحص عدة مرات في اليوم ، مثل رسائل البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، لكن مثل هذه العملية لا ينبغي أن تتحول إلى هوس يتسبب في إهدار غير ضروري للوقت وإعاقة إنجاز مهام أخرى في اليوم. لا ينبغي أن يتعارض أي شيء مع إنتاجية الفرد أو حياته الحقيقية.

من أجل القيام بالأشياء بشكل جيد دون تأخير ، فمن الأفضل اعتماد طريقة فعالة للغاية للبدء في معالجة كل الوثائق والبيانات واتخاذ قرارات سريعة ، ننطلق من الأعلى إلى الأسفل.

الشيء الرئيسي هو معالجة كل شيء بانتظام ودون تأجيل . بعد ذلك ، من الأفضل إزالة العناصر غير الضرورية. عندما يتعلق الأمر بالأشياء التي يمكن تفويضها ، فلا تتردد في الاستعانة بمساعدة الآخرين من أجل التخلص منها بسرعة والمضي قدمًا في المهام الأخرى. بالنسبة للنقاط التي لا تتطلب الكثير من الوقت ، يجب معالجتها على الفور ، اما بالنسبة لتلك التي تتطلب مزيدًا من الوقت ، من الممكن تأجيلها إلى وقت لاحق للتركيز عليها بعمق.

إذا كانت الوثيقة أو الملاحظة أو المعلومات مجرد مرجع ، فمن الأفضل حفظها بسرعة لتجنب الفوضى. من المهم جدًا اتخاذ الإجراءات دائمًا بدلاً من تبني السلوك السلبي وغير المنتج. من الضروري تصنيف البيانات أو حذفها أو معالجتها وعدم ترك أي شيء في فوضى.

ستكون هذه المهمة أكثر فاعلية وأسرع عندما يكون لديك عدد محدود فقط من المهام.

مع إنجاز كل أعمال في اليوم ، حان الوقت لمنح نفسك القليل من المكافأة والاحتفال بإنجازاتك و مواظبتك .

يمكن الاطلاع على العادات الاخرى

لعادة رقم 1: اجمع كل شيء

العادة رقم 3 للإدارة الفعالة لأنشطتك: خطط

العادة الرابعة من ZTD: الشروع في الفعل

العادة رقم 5 لإدارة فعالة لأنشطتها: نظام بسيطوآمن!

العادة رقم 6 لإدارة فعالة لأنشطتهكتنظيم!

العادة رقم 7 لإدارة جيدة لأنشطتك: المراجعة الأسبوعية

العادة رقم 8 لإدارة فعالة لأنشطتها : تبسيط!

العادة 9: قم بإعداد الإجراءات الروتينية

العادة رقم 10 للإدارة الفعالة لأنشطتك :ابحث عن شغفك

اشترك في آخر تحديثات المقالات عبر البريد الإلكتروني

0 الرد على "العادة رقم 2 :لإدارة أنشطتك بشكل جيد:معالجة"

إرسال تعليق

إعلان أسفل عنوان المشاركة

إعلان وسط المشاركات 1

إعلان وسط المشاركات اسفل قليلا 2

إعلان أسفل المشاركات