العادة رقم 8 لإدارة فعالة لأنشطتك: تبسيط!
العادة رقم 8 : تبسيط!
من الشائع جدًا استخدام قائمة منبثقة لتسجيل عناصر مهام مختلفة لليوم
أو الأسبوع. في بعض الأحيان نختار قائمة طويلة وصعبة لا تشجع على العمل بجد. من الأفضل
أن تبحث عن البساطة.
يجب أن تكون القائمة بسيطة بحيث تكون سهلة الاستخدام. يجب أن تركز
على الأساسيات لتجنب تعقيد تخطيط وتنظيم المهام. في الواقع ، تؤدي قائمة المهام الطويلة
إلى إعاقة الإنتاجية والأداء نظرًا لعدم وجود إدارة مهام ذات أولوية وتصبح القائمة
طويلة جدًا ومزدحمة. لذلك يصبح من الملح تقليل أهدافك وتركيز مهامك على الأساسيات.
فيما يلي أهم الخطوات التي يجب اتباعها لتبسيط قائمة المهام الخاصة
بك وتبسيط حياتك
حذف ما هو غير مهم
كل ما عليك فعله هو قضاء بضع دقائق في مراجعة المهمات والمهام التي
يتعين القيام بها من أجل تبسيطها قدر الإمكان. إنها عملية تتكون من تقليل المهام التي
يتعين القيام بها إلى الحد الأدنى الضروري. للمضي قدمًا والنجاح في هذا التحدي ، من
الضروري إزالة المهام القديمة وتفويض المهام التي يمكن نقلها. سيتم التعامل مع الباقي.
ركز على الأساسيات
لتحديد الأشياء الأساسية التي يجب القيام بها ، من الضروري أولاً
التحديد الدقيق للهدف الرئيسي الذي يجب تحقيقه والذي تنبتق منه الأهداف الثانوية. من
الضروري أن تركز كل جهودك على هدف واحد أو ثلاثة أهداف على الأكثر لتحقيقها في نفس
الوقت. عليك فقط تجنب وضع عشرة أهداف من المستحيل تحقيقها في نفس الوقت. حتى بالنسبة
إلى أبسط المهام ، يجب أن تكون مرتبطة دائمًا بالهدف الرئيسي ، وإلا فيجب الاستغناء
عنها.
تبسيط الالتزامات
إن القيام بمهام أو مشاريع متعددة في وقت واحد لا يؤدي إلى أي مكان
على الإطلاق ، حيث يستحيل على أي شخص القيام بكل شيء. من المهم جدًا أن تقدر وقتك وأن
تكون صادقًا بدلاً من الرد بالإيجاب على كل طلب. عليك أن تعرف كيف تجيب بالنفي ، عندما
لا يكون من الممكن القيام بمهمة إضافية وإلغاء بعض الالتزامات المرهقة للحفاظ على أكثرها
إرضاءً وإفادة.
إدارة تدفق المعلومات
هناك قدر هائل من المعلومات المتاحة ، لكن الكثير منها غير ضروري.
من الأفضل التخلص من البيانات الزائدة التي يمكن الوصول إليها من الإنترنت والمجلات
والصحف وما إلى ذلك. من الأفضل التخلص من المعلومات التي لا تقدم أي قيمة مضافة والاحتفاظ
فقط بما هو مفيد. بمعنى آخر ، عليك إدارة تدفق المعلومات الخاصة بك لجعل حياتك أسهل.
على سبيل المثال ، تخلص من رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في صندوق البريد الخاص
بك والتي تأتي من مصادر قديمة ومرغوبة أكثر.
جدولة المراجعة الأسبوعية
بالنسبة للشخص الذي يترك المهام الأسبوعية المختلفة مكدسة ، سيكون
من مصلحته قضاء بضع دقائق كل أسبوع لإزالة أي شيء غير ضروري أو قديم أو غير مهم. الهدف
ليس إنشاء قائمة طويلة ، ولكن الحصول على قائمة تركيبية وذات صلة تساعد على الإنتاجية.
لذا ركز على ما يهم ووقف ما لا لزوم له!
تعريف المراحل الرئيسية
من المهم جدًا إجراء كل أسبوع مراجعة أسبوعية والتي تعمل على فرز
المهام والمهمات ولكن أيضًا لتسليط الضوء على أهم المهام التي يجب إنجازها. تسمى هذه
المهام بالحجارة الكبيرة( الأشياء الأكثر أهمية )
يجب أن تكون على رأس جدول أعماله وهذا هو أول شيء يجب القيام به في اليوم ويجب
القيام به في أقرب وقت ممكن.
تثمين الجودة على الكمية
تقييم المهام مهم جدا. يمكننا تقدير حجم العمل الذي أنجزه أي شخص
، لكننا نقدر المزيد من العمل عالي الجودة. في الواقع ، فإن معالجة إنجاز بعض المهام
بالتزام وتفاني يثبت أحيانًا أنه أكثر ربحية ومكافأة على المدى الطويل.
من الأفضل التركيز على الأشياء الأكثر أهمية ، والتي يمكنها تحقيق
أهداف طويلة المدى وإرضاء الآخرين. عادة ما تكون هذه المهام هي الأحجار الكبيرة في
"قائمة المهام" الخاصة به.
تحديد المهام المهمة
من أجل التخطيط ليومك جيدًا ، سيكون من المفيد كتابة ثلاث مهام مهمة
على مفكرة أو ورقة أو أي دعم آخر. بمجرد الانتهاء من ذلك ، عليك معالجتها أولاً لإكمالها
قبل المضي قدمًا. هذه المهام الأكثر أهمية هي أهم أحجار الأسبوع ، لذا فهي لها الأولوية.
معالجة المهام الصغيرة
بعد تحديد أهم الأشياء التي يجب القيام بها ، تذكر أيضًا كتابة المهام
الأقل أهمية التي يجب القيام بها لاحقًا. لا داعي للتسرع في التعامل معهم ، فقط امنحهم
نصف ساعة في نهاية اليوم لإنجازهم بعد الانتهاء من أهم المهام. يمكن أن تتخذ مثل هذه
المهام أشكالًا مختلفة مثل المكالمات الهاتفية ، والرسائل المراد صياغتها ، والأعمال
الورقية المراد معالجتها ، إلخ.
هذه مهام يجب القيام بها بسرعة ولا تشكل حالة طوارئ. لهذا السبب
يجب معالجتهم في نهاية اليوم ، وهذا يحد من فترات الانقطاع .
يمكن الاطلاع على العادات الاخرى
العادة رقم 2 :لإدارة أنشطتك بشكل جيد:معالجة
العادة رقم 3 للإدارة الفعالة لأنشطتك: خطط
العادة الرابعة من ZTD: الشروع في الفعل
العادة رقم 5 لإدارة فعالة لأنشطتها: نظام بسيطوآمن!
العادة رقم 6 لإدارة فعالة لأنشطتهك: تنظيم!
العادة رقم 7 لإدارة جيدة لأنشطتك: المراجعة الأسبوعية
العادة 9: قم بإعداد الإجراءات الروتينية
العادة رقم 10 للإدارة الفعالة لأنشطتك :ابحث عن شغفك
0 الرد على "العادة رقم 8 لإدارة فعالة لأنشطتك: تبسيط!"
إرسال تعليق