العادة رقم 6 لإدارة فعالة لأنشطتهك: تنظيم!

العادة السادسة لـ ZTD: التنظيم

التنظيم هو حقيقة أن كل شيء يجد مكانه. إنها أيضًا عادة يجب تطويرها لجعل حياتك أسهل. في الواقع ، عندما تتناثر المستندات والأوراق في جميع أنحاء المكتب ، يتم إلقاء المفاتيح في أي مكان ، وما إلى ذلك ، فإننا نضيع الكثير من الوقت في العثور عليها عند الحاجة.

وهذا ينطبق على كل شيء في الحياة ، على سبيل المثال التدريب المهني الذي يؤدي إلى أو دورة تنشيطية لإدارة حساباته الخاصة (دفع الفواتير ، والتنظيم الإداري ، لإرساليات ، وما إلى ذلك) ، للتطور مسارك المهني ، والعثور على وظيفة ، والاستفادة بشكل أفضل من وقتك لعائلتك وهواياتك ، وما إلى ذلك.

لكي تكون منظمًا ، يجب أن تجد كل شيء في مكانه الطبيعي ، وهي خدعة يمكن للأطفال تعلمها منذ الصغر. ولكن كيف تفعلها؟ دعنا نكتشف هذه الطريقة معًا ، والتي ستجعلك أكثر فاعلية في منح نفسك المزيد من الوقت لنفسك ولأحبائك.

قم بإعداد نظام حفظ الملفات

سواء بالنسبة للوثائق الخاصة أو المتعلقة بالعمل ، يوصى بشدة بوضعها في الاماكن  المخصص  لها.

ضع كل شيء في مكانه

يجب أن يكون حفظ وترتيب   الاشياء  عادة تندمج في حياتك اليومية. لذلك عند رمي شيء ما على الطاولة أو الأريكة أو السرير ، من الأفضل أن تأخذ الوقت الكافي للتفكير فيما إذا كان هذا هو مكانه الحقيقي . إذا كانت الإجابة لا ، فيجب وضعها في المكان المناسب. في حالة أن الشيء ليس بالضرورة له مكان مخصص له ، فإن أفضل شيء هو إنشاء واحد له. لا بد من حفظ و ترتيب كل شيء سواء كانت المفاتيح أو الملابس المتسخة أو الأطباق أو الكتب أو الكتب المدرسية أو غيرها.

تبني البساطة في التصنيف

إن تكديس الأوراق والمستندات لا يساعد بالتأكيد. يجب أن تعتاد على تصنيفها من أجل معالجتها. لكي تكون أكثر فاعلية ، سيكون من الجيد اعتماد طريقة سهلة وبسيطة لحفظ الملفات.

لماذا نعقد الحياة؟ أحد أكثر الأنظمة شيوعًا وفعالية هو الترتيب الأبجدي ، وهو ما يكفي للاستخدام. من الضروري أيضًا أن تتذكر أن لديك ملفات فارغة متاحة بانتظام لاستخدامها عند الحاجة ، لا سيما لإنشاء ملفات جديدة.

رتب على الفور

العدو الأول للتنظيم هو تأجيل التنظيم. بالمناسبة ، بمجرد أن تبدأ في التخلي عن الأشياء الصغيرة ، ستجد نفسك في نهاية اليوم مع كومة من المستندات والأعمال الشخصية. من الأفضل البدء في العمل والترتيب على الفور!

اعتمد الترتيب كعادة

لا يمكن أن يكون الترتيب مرتجلًا. إنها عادة يجب ترسيخها ودمجها في الحياة اليومية لتصبح آلية طبيعية وتلقائية. بالنسبة لشخص غير منظم ، سوف يستغرق الأمر وقتًا في الأيام القليلة الأولى للانتقال من النسيان والمماطلة إلى التخزين المنتظم لممتلكاتهم وأوراقهم.

لتبني مثل هذه العادة ، تحتاج إلى ممارستها لمدة شهر تقريبًا ، والتأكد من التخلص من كل شيء يوميًا. يجب أن يجد كل شيء مكانه الصحيح دون أن يفشل أبدًا. مع الوقت وبعض الجهد ، ستصبح هذه العادة منهجية.

كن يقظًا أثناء التحولات

يجب أن يكون الانتقال من شيء مكتمل إلى شيء ما لتبدأ مصحوبًا بعمل الترتيب. في الواقع ، عند إكمال مهمة ما ، يجب أن تعتاد على استبعاد كل ما يتعلق بهذه المهمة قبل الانتقال إلى وظيفة جديدة.

عادة ، في وقت الانتقال ، يكون أذهاننا أكثر انشغالًا بالمهمة التالية أكثر من الانشغال بالترتيب. ومع ذلك ، يجب على المرء أن يعتاد على وضع كل شيء في مكانه قبل بدء الاشتغال من الجديد.

التأكد من ترتيب ونظافة الأسطح المستوية

في أغلب الأحيان ، يتم إلقاء أشياء مختلفة على الطاولة أو الخزانة أو المكتب أو أي سطح مستوٍ آخر. هذه هي الأوتوماتيكية التي يتبناها غالبية الناس. ومع ذلك ، علينا أن نوحد أنفسنا ونضع كل شيء في مكانه. من المهم المثابرة للحفاظ على الأسطح المستوية نظيفة ومرتبة.

ضع ملصقات

الملصقات هي أفضل الحلفاء للتنظيم والترتيب. من المهم جدًا أن يكون لديك دائمًا ملصقات فارغة تستخدم للإشارة إلى عناوين الملفات المختلفة

قم بإجراء تقييم

يجب أن يخضع أي نظام يتم وضعه لتقييم دوري من أجل الحكم على أدائه الصحيح وتحديد الاختلالات التي يجب تصحيحها. نميل أحيانًا إلى ترتيب شيء ما في غرفة عندما اعتدنا على استخدامه في غرفة أخرى.

في هذه الحالة ، يجب عليك مراجعة نظام الترتيب الخاص بك. من الممكن استخدام عنصر ما في ثلاث غرف مختلفة ، لكي يكون أكثر فعالية وتجنب إضاعة الوقت ، سيكون من الأفضل التخطيط لثلاث نسخ يتم وضعها في أماكن مختلفة. لا تتردد في مراجعة تنظيم الرف أو الخزانة ، إلخ.

بمعنى آخر ، من المهم جدًا إجراء فحص لمراجعة نظام الترتيب المعتمد. سيكون من المثير للاهتمام أيضًا التفكير في الوقت والمال الذي يتم توفيره من خلال تبني عادة وضع كل شيء مرتبا.

ستوفر لك هذه الخدمات اللوجستية الشخصية الوقت والطاقة بمجرد تشغيل نظام الترتيب. بدلاً من قضاء وقتك في البحث عن العناصر ، فإنك تكرس ذلك الوقت والجهد الثمين للأنشطة التي ستجلب لك النتائج أو الرفاهية.

يمكن الاطلاع على العادات الاخرى

لعادة رقم 1: اجمع كل شيء

العادة رقم 2 :لإدارة أنشطتك بشكل جيد:معالجة

العادة رقم 3 للإدارة الفعالة لأنشطتك: خطط

العادة الرابعة من ZTD: الشروع في الفعل

العادة رقم 5 لإدارة فعالة لأنشطتها: نظام بسيطوآمن!

العادة رقم 7 لإدارة جيدة لأنشطتك: المراجعة الأسبوعية

العادة رقم 8 لإدارة فعالة لأنشطتها : تبسيط!

العادة 9: قم بإعداد الإجراءات الروتينية

العادة رقم 10 للإدارة الفعالة لأنشطتك :ابحث عن شغفك

شارك هذا المنشور