العادة رقم 3 للإدارة الفعالة لأنشطتك: خطط

 

العادة الثالثة من ZTD: خطط

لكل منا عدد من الأعمال والمهام لأدائها على أساس يومي ولكن أيضًا أسبوعيًا وشهريًا وما إلى ذلك. عادةً ما تُنشئ  هذه القائمة من المهام  العديد من القرارات التي يجب اتخاذها والتي تعد جزءًا من سير الانشطة.

. تقدم طريقة Zen To Done حلاً لهذه الاشكاليات. سواء كنت تبحث عن وظيفة ، أو تتلقى تدريبًا للحصول على شهادة ، أو تفكر في بدء دروس ، أو لإدارة حياتك اليومية بشكل أفضل ، فإن النصائح التالية ستساعدك تكون مفيدة لك.

يساعد التخطيط في ترتيب كل شيء ليوم أو أسبوع أكثر تنظيماً وفعالية. فالتخطيط يجنبك من الاضطرار إلى تغيير البرامج في كل لحظة وإضاعة وقت لا يقدر بثمن.

إنها أيضًا طريقة للحصول على أفكار واضحة والتركيز على إنجاز كل مهمة من أجل إكمالها بأفضل طريقة ممكنة. كل اليوم تحت المراقبة مع أولويات محددة جيدًا لا تفسح المجال للكسل.

من الواضح أن ما يصلح لشخص ما لا يعمل بالضرورة مع شخص آخر. وفي هذه الحالة يمكن لأي شخص أن يجد الطريقة التي تناسبه بشكل أفضل ، خاصة في حالة وجود صعوبة في اعتماد نظام منظم ومبني

 في هذه الحالة يمكن أن يشير فقط إلى النظام المسمى "Getting Thing Done" والذي لا يتبنى التخطيط كمبدأ ، ولكنه يركز على حقيقة أن المهام يتم تنفيذها بسرعة. الشيء الرئيسي هو إنجاز المهمة وإنجاز جميع الأعمال.

بالنسبة لسير الأنشطة الذي يجب اتباعه في إطار ZTD ، فإنه يعتمد على احتياجات وانتظارات كل واحد ، ولكن بشكل عام من الممكن اتباع نظام معين يمكن أن يكون فعالًا للغاية.

إنها في الواقع توقعات أسبوعية لأهم المحاور ، وتسمى أيضًا الحجر الكبير( المهام  ذات أهمية كبيرة ) التي يحدد برنامج الأسبوع والذي سيظهر في جدول الأعمال. بعد ذلك ، قم بعمل قائمة من 1 إلى 3 مهام يومية ذات أهمية كبيرة.

هذه المهام ذات أولوية ويجب انجازها معها أولاً قبل الانتقال إلى شيء أخر. هذه واحدة من أسهل العادات التي يجب ممارستها في طريقة ZTD ، ولكنها واحدة من أهم العادات أيضًا. في الواقع ، تؤكد هذه العادة على المبادئ التوجيهية لليوم والأسبوع وتسمح للمرء بالتركيز على العناصر الأكثر أهمية بدلاً من إنشاء جبل من المهام التي لا يمكن القيام بها.

تعطي هذه العادة الأولوية لأهم المهام قبل الشروع في معالجة المهام الأخرى الأقل أهمية. يتيح لك تحقيق الحجر الكبير( المهام ذات أهمية كبيرة ) يمنح لك شعور معين بالإنجاز والفخر أيضًا ، مما يضمن الحفاظ على الجهد بمرور الوقت واستمرار الزخم.

خاصة إذا كانت أهم الأشياء لم يتم القيام بها أو بشكل مثالي. فيما يلي بعض النصائح لتطبيقها لتبني هذه العادة:

حدد الحجر الكبير (المهام ذات أهمية كبيرة)

من المهم جدًا أن تأخد بعض الوقت في بداية الأسبوع لإعداد قائمة بالمهام التي يتعين إنجازها خلال هذا الأسبوع. إنها ليست مسألة تفصيل كل شيء نقطة تلو الأخرى ، بل تتعلق بوضع الحجر الكبير في جدول الأعمال الأسبوعي.

بالنسبة للمهام الأقل أهمية ، يمكننا أن نستكمل بها جدول الأسبوع. مثل هذا النهج يجعل من الممكن التركيز على الأشياء الأكثر أهمية ومنحها الوقت اللازم لتنفيذها في أفضل الظروف الممكنة.

هذه طريقة فعالة لتجنب العمل في العديد من المهام الاقل أهمية ، وهي كالحصى ستستهلك معظم وقتك. لذلك من الضروري تحديد (في البداية) على الأكثر ما بين 4 إلى 6 مهام ذات أهمية كبيرة لتحقيقها خلال الأسبوع ومع الممارسة يمكن توسيع هذه القائمة أكثر قليلاً.

خطط مهامك بشكل جيد

بعد تحديد الأعمال والمهام الوشيكة أو المهام المهمة في الأسبوع ، من الضروري تخصيص القليل من الوقت للتخطيط لها أو لبرمجتها في يومياتك ، مع التأكد من القيام بنشاط أو نشاطين فقط في اليوم لتجنب الإفراط في المهام .

يجب تخصيص فترة زمنية محددة جيدًا من ساعة إلى ساعتين لهم ، ويفضل أن يكون ذلك في الصباح. بمجرد الانتهاء من تخطيط المهام ذات أهمية كبيرة ، حان الوقت للانتقال إلى المهام الأخرى.

توقع المهام الأكثر أهمية

من أجل تنظيم مثالي ، من المفيد تخصيص لحظة في الصباح لاتخاذ قرار بشأن أهم المهام التي يتعين القيام بها خلال اليوم. من الممكن اختيار اثنين إلى ثلاثة ، لا أكثر.

الشروع في الفعل

بعد مرحلة التخطيط للمهام ذات أهمية كبيرة ، عليك اتخاذ إجراء. من الأفضل أن تبدأ يومك بإنجاز تلك المهام . لكي تنجح مثل هذه المهمة ، يجب على المرء أن يبتعد عن أي مشتتات وأن يظل مركزًا بنسبة 100٪ حتى اكمالها. بمجرد إتمام هذه المهام بنجاح ، لا تتردد في تهنئة نفسك ولماذا لا تمنح نفسك مكافأة صغيرة.

تقدير ما انجزته

بمجرد الانتهاء من جميع المهام ذات أهمية كبيرة، خذ قسطًا من الراحة لإلقاء نظرة على ما تم تحقيقه خلال اليوم وتهنئة نفسك على الجهد والاجتهاد. هذه المرحلة مهمة للبقاء متحفزًا وتقدير ما تم إنجازه حتى الآن.

يمكن الاطلاع على العادات الاخرى

لعادة رقم 1: اجمع كل شيء

العادة رقم 2 :لإدارة أنشطتك بشكل جيد:معالجة

العادة الرابعة من ZTD: الشروع في الفعل

العادة رقم 5 لإدارة فعالة لأنشطتها: نظام بسيطوآمن!

العادة رقم 6 لإدارة فعالة لأنشطتهك: تنظيم!

العادة رقم 7 لإدارة جيدة لأنشطتك: المراجعة الأسبوعية

العادة رقم 8 لإدارة فعالة لأنشطتها : تبسيط!

العادة 9: قم بإعداد الإجراءات الروتينية

العادة رقم 10 للإدارة الفعالة لأنشطتك :ابحث عن شغفك

شارك هذا المنشور