العادة رقم 5 لإدارة فعالة لأنشطتك: نظام بسيط وآمن

العادة الخامسة: أن يكون لديك نظام بسيط وآمن

لإدارة وقتك بشكل جيد ويكون أكثر فعالية وأهمية ، يجب أن يكون لديك قائمة مهام راسخة. تسمح لك هذه القائمة بمراقبة ما يتبقى عليك القيام به وإدارة الأولويات. وفقًا لـ David Allen ، البادئ في نظام Getting Thing Done ، يتم القيام بالمهام وفقًا لسياقها: العمل ، المنزل ، الكمبيوتر ، إلخ.

يمكن تطبيق هذه النصائح  لتطوير العادات التي ستؤدي إلى مهام أسرع وأكثر فعالية في مواقف مختلفة. من أجل إدارة حياتك المهنية ، وإدارة تكوينك ، وتعلم دروسك بشكل أفضل ، ولإدارة محاسبية أفضل لمؤسستك الخاصة (المحاسبة الشخصية) ، ولإدارة فعالة لقضاء وقت فراغك أو لحياتك الأسرية ، وما إلى ذلك.

إن اعتماد قائمة سياقية للمهام يجعل من السهل الرجوع إليها بدلاً من الرجوع إلى قائمة يصعب فك شفرتها وغير مجدية تمامًا. فيما يتعلق بطريقة Zen To Done ، فهي تعتمد على نظام بسيط وسهل التطبيق. يعتمد هذا النظام على ثلاثة عناصر أساسية ، وهي:

-          البنية

يتعلق الأمر حقًا باعتماد جهاز سهل الإعداد يعتمد على البريد الوارد وقائمة المهام والتقويم والمرجع. تشجع طريقة ZTD على استخدام قوائم مهام عملية وسهلة الاستخدام. تعد بساطة القائمة أمرًا ضروريًا ، ولكن يجب أن نعترف بأن القائمة السياقية يصعب أحيانًا تحديثها على أساس يومي.

وفقًا لطريقة ZTD ، يجب تنظيم القائمة على النحو التالي:

- فئة "العمل": وتشمل جميع المهام المتعلقة بالمجال المهني.

- فئة "الشخصية": وتشمل جميع المهام الشخصية.

-الفئة "المتنقلة": هذه قائمة بالمهام التي يتعين القيام بها عند السفر.

-الفئة "مكالمات": هذه قائمة للمكالمات الهاتفية فقط.

-الفئة "معلقة": وهي تسرد الأشياء المراد مراقبتها باستمرار.

-الفئة "يومًا ما ، ربما": تسجل الأشياء التي لا يمكنك أو لا تريد العناية بها في الوقت الحالي. هذه قائمة للتحقق منها لاحقًا.

بغض النظر عن البنية، فإن أهم شيء هو التحديد الدقيق والدقيق للأحجار الكبيرة (المعالم) وأهم المهام ضمن فئتي "العمل" و "الموظفين" التي يجب أداؤها خلال الأسبوع. بينما يجب تصفح الفئات: التجوال والمكالمات والمعلقة عند الحاجة.

أخيرًا ، كل ما تبقى هو وجود نظام لحفظ الأوراق والمستندات المرجعية بالإضافة إلى جدول زمني لتطبيقه على تنفيذ المهام وفقًا لتوقيت دقيق للغاية

الادوات

يتضمن التنظيم أيضًا استخدام الأدوات المناسبة التي تجعل الحياة أسهل. من الأفضل المراهنة على البساطة لتوفير الوقت عند التحديث.

لا تجعل الأجهزة المرهقة الأمور أسهل ، بل على العكس تمامًا لأنه يجب تخصيص المزيد من الوقت لها. هذا الوقت ثمين لأنه يمكن حجزه للعمل. وهنا يأتي دور طريقة ZTD. تدعو هذه الطريقة إلى استخدام الأدوات البسيطة للتركيز بشكل أفضل على أداء المهام وليس على الأدوات نفسها. ولكن في هذه الحالة ، ما هي الأجهزة التي يجب استخدامها لإدارة قائمة مهامك بشكل أفضل؟

هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها ولكن من بين أكثرها شيوعًا هو دفتر ملاحظات Moleskine الذي يساعد في تدوين الملاحظات. من الممكن استبداله بأي دفتر ملاحظات آخر لتدوين المهام والأفكار والبعثات والمشاريع وما إلى ذلك. إنه أكثر ملاءمة من الهاتف الذكي أو الكمبيوتر المحمول لأنه لا داعي للقلق بشأن إعادة شحن البطارية أو التطبيق الذي تريد استخدامه.

هناك أيضًا Hipster PDA ، وهو عملي جدًا وأساسي كأداة. إنها في الواقع مجموعة من البطاقات الكرتونية مربوطة مع مشبك. يمكن استخدام هذه البطاقات لتدوين المهام المختلفة وتدوين الملاحظات ، وبمجرد امتلائها يمكن إزالتها واستبدالها ببطاقات فارغة.

هناك أيضًا Todolist ، وهي أيضًا أداة بسيطة جدًا لإدارة المهام ، والتي توفر واجهة سهلة الاستخدام تجعل من السهل تتبع المهام التي تم إكمالها والمهام المتبقية التي يتعين القيام بها. إنه عملي للغاية ولا يحتوي على ميزات معقدة ، لأنه أساسي للغاية ، ومن هنا اهتمامه.

كل ما عليك فعله هو تحديد الأداة التي تناسب احتياجاتك ، ويمكنك بسهولة سرد وتنظيم عناصر المهام الخاصة بك. من المهم جدًا أن يكون لديك تقويم للوفاء بالمواعيد النهائية لإكمال المهام وفي هذه الحالة من الممكن استخدام Calendar google  أو Outlook أو وسيط ورقي ، فهذا حسب اختيارك.

من الضروري أيضًا وجود نظام مرجعي ، خاصة لتصنيف الوثائق والأوراق وأرشفتها. من الممكن الحصول ، على سبيل المثال ، على ملفات التعليق واعتماد ترتيب أبجدي. بينما بالنسبة للمستندات الرقمية ، يمكن للمرء أن يختار التصنيف حسب االحروف الأبجدي أو حسب التاريخ.

الاستخدام

يعتبر الفعا واستخدام نظام إدارة المهام أهم مرحلة ، لأنه يضع ما قمت بإعداده بالفعل موضع التنفيذ. من المهم جدًا المتابعة و الاطلاع على المستندات والأجهزة المختلفة بشكل يومي. لذلك يجب أن تكون معتادًا على الاطلاع على قائمة مهامك اليومية ، ويفضل أن تكون صباحًا ومساءً.

من خلال الرجوع إلى هذه القائمة على أساس يومي ، تصبح الحياة تدار بشكل أفضل وأكثر تنظيمًا وأكثر إنتاجية أيضًا.

يمكن الاطلاع على العادات الاخرى

لعادة رقم 1: اجمع كل شيء

العادة رقم 2 :لإدارة أنشطتك بشكل جيد:معالجة

العادة رقم 3 للإدارة الفعالة لأنشطتك: خطط

العادة الرابعة من ZTD: الشروع في الفعل

العادة رقم 6 لإدارة فعالة لأنشطتهك: تنظيم!

العادة رقم 7 لإدارة جيدة لأنشطتك: المراجعة الأسبوعية

العادة رقم 8 لإدارة فعالة لأنشطتها : تبسيط!

العادة 9: قم بإعداد الإجراءات الروتينية

العادة رقم 10 للإدارة الفعالة لأنشطتك :ابحث عن شغفك

شارك هذا المنشور